Evden çalışanların dikkat etmesi gereken noktalar

Koronavirüs pandemisiyle birlikte hızlı bir şekilde evden çalışmaya adapte olmamız gerekti. İnsanların sağlıklarını tehlikeye atmamak ama bir yandan da iş süreçlerini devam ettirmek zorunda olan şirketler çeşitli platformalar kullanarak işlerini sürdürmeye başladılar. Bu noktada sıkça duymaya başladığımız “Dijital İş Yeri” kavramı da önemini bir kez daha hatırlatmış oldu. Hürriyet'in haberine göre, beklenmeyen bir anda evden çalışma konumuna geçen şirketlerin iş yapış modelleri değişti. Bu süreçte en önemli konulardan biri de çalışanların birbiriyle olan iletişimlerinin kesintisiz ve sürekli olmasını sağlayabilmek ve motivasyonlarını canlı tutabilmek oldu. Velocity ve Microsoft Teams deneyimleriyle online sistemlerde doğru ve verimli çalışmanın nasıl olacağını anlatan PEAKUP, hazırladığı kılavuzda dosya paylaşımı, görüntülü görüşme, chat odaları ve telekonferans seçenekleri gibi konularda tavsiyelere yer verdi.

Evden çalışırken en çok hangi özellikleri arıyoruz?

Öncelikle çalışanların dijital platformlardan en çok hangi işlevleri beklediğinin tespit edilmesi gerektiğini belirten PEAKUP COO’su Kadircan Toprakçı, sıralamayı şöyle yapıyor: “Bildirimlerin alındığı ve filtrelendiği etkinlik alanı, belge ve fotoğraf paylaşılan bir chat odası, arşivdeki dosyalara kolayca ulaşabilme, dosyalar üzerinde ekip arkadaşlarıyla eş zamanlı çalışabilme, görüntülü görüşme, duyuru paylaşma ve toplantı organize edebilme. Elbette tüm bunları doğru bir şekilde yapabilmek için gerekli olan şey iyi bir internet bağlantısı ve güvenli bir bilgisayar, tablet veya telefon. İşte tüyolar bu ilk andan başlıyor.” 

Bilgisayar: Kişisel bilgisayarınız iyi bir sistemle tam koruma altına alınmamışsa güvenlik açısından şirket bilgisayarınızı kullanmanızı tavsiye ederiz. Koruması zayıf olan bir cihazdan güvenli olmayan Wi-Fi ya da 4G/5G bağlantılarını kullanmanız sizi hüsrana uğratabilir. Eğer ofis bilgisayarınızın da yeteri kadar güvenli olduğuna inanmıyorsanız hemen IT birimiyle diyaloğa geçmenizde fayda var. Aksi taktirde tüm şirket bilgilerinize girilebilir ya da arşiv dosyalarınız zarar görebilir. Ofis bilgisayarınızdan bağlandığınız şirket hesaplarınızın parola güvenliği de verileriniz için ayrı bir önem taşıyor. Parola güvenliğinizi en üst seviyede tutmak, mümkün olduğunca güncellemek ve basit parolalardan kaçınmak gerekiyor.

İnternet bağlantısı: Dijital çalışma ortamının en sevimsiz yanı önemli bir toplantının ortasında internetin kesilmesi ya da yavaşlamasıdır. Yoğun dosya paylaşımı veya video görüşmesi  ihtiyaçları olan bireylerin internet paketlerinin yükleme (upload) kotalarını arttırmak basit bir çözüm olabilir. Bunun dışında WiFi ağlarında sorun yaşanması durumunda mobil telefonlar aracılığıyla 4.5G internet erişiminin “Personal Hotspot” özelliğini mobil cihazlarda aktif hale getirmek mümkün. Muhasebe, İnsan Kaynakları uygulamaları ve benzeri şirket verilerini içeren kaynaklara erişimde en güvenli yol, BT ekipleri tarafından sağlanmış Sanal Masaüstü (Virtual Desktop) uygulamalarının tercih edilmesi olacaktır. Tüm ekibin kurumsal ağa güvenli bağlanabilmesi ve ağ trafiğinin tek bir tünelden geçirilmesi için mutlaka VPN kullanmalısınız. 

İşletim sistemleri: Her zaman işletim sistemleri ve uygulamaların en güncel sürümlerini kullanmayı tercih edin.  En güncel işletim sistemi, sunduğu yeni özellikleri ile verimlilik katkısı olmasının ötesinde bulaşma ihtimali olan her siber tehlikeye karşın sürekli güvenlik güncellemeleri alarak önleyici koruma sağlayacaktır.

Arşivleme: Evden çalışırken iş bilgisayarınızdaki dosyalara erişmeniz gerekebilir veya bilgisayarınızda lazım olan bir dosyanızı silmiş olabilirsiniz. Özellikle uzaktan çalışırken belgelerinizin zaman ve mekandan bağımsız taşınabilir olması gerekebilir. OneDrive gibi bulut depolama çözümlerinden yararlanarak tüm belgelerinizi güvenle saklayabilir ve herhangi bir olumsuz sonuca karşı önceki versiyonlara dönmek veya silinmiş bir ögeyi kurtarmak gibi önemli aksiyonları alabilirsiniz.

Birlikte çalışma ortamı: Ofiste çalışırken iş arkadaşlarınızla birlikte çalışma fırsatı bulabiliyordunuz. Ancak uzaktan çalışma sürecinde ortak olarak yapmanız gereken işlerde fiziksel olarak birlikte olamıyorsunuz. MS Teams gibi uygulamalar bu süreçte size destek oluyor. Sadece uzaktan çalışma süreçlerinde değil tüm ofis ortamınızı birlikte çalışma alanına taşıyabiliyor, belge ve dokümanlarınız üzerinde iş arkadaşlarınızla ortak düzenlemeler yapabiliyor, video görüşme, sohbet, ofis dokümanları gibi günlük rutininizde yer alan iş süreçlerinizde pek çok içeriği tek bir platformdan takip edebiliyorsunuz.

Küçüklere karşı güvenlik: Bu madde özellikle çocuklu çalışanlar için. Ara verdiğiniz sırada meraklı çocuğunuzun istemeden çalıştığınız dosyaları silmesine karşı mutlaka ekran kilidi ve parola koymalısınız. Özellikle bu noktada Windows 10 sürümüyle birlikte ücretsiz gelen Dynamic Lock özelliğinden faydalanabilirsiniz. Bilgisayarınızdan uzaklaştığınız anda telefonunuzla senkronize ettiğiniz Dynamic Lock  bilgisayarınızı kilitli moda geçirecektir.

Toplantılar: Online çalışmaya geçilmesiyle birlikte toplantı, etkinlik ve eğitimler de iptal edilmeye başladı. Ancak iş süreçlerinin devam etmesi için gerekli olan toplantı veya eğitimlerin aksaması işleriniz için sıkıntılı süreçler yaratabilir. MS Teams üzerinden yapabileceğiniz görüntülü toplantılar ve canlı etkinliklerle iş programınızı aksatmadan sürdürebilirsiniz. Örneğin, toplantılara telefon, tablet ve bilgisayarlarınızdan katılabilir, toplantı yaparken bir yandan da yazışabilir, dosya veya ekranınızı paylaşabilirsiniz.

İş arkadaşlarıyla sosyalleşme:  Bu madde hem çalışanlar hem de işverenler için. Sürekli evde kaldığımız, sosyalleşme imkanımızın kısıtlandığı bu süreçte sadece iş süreçlerinizi ilerletmek değil, MS Teams veya Velocity gibi iç iletişimi güçlü tutan platformlarla çalışanlarınızın motivasyonunu arttırabilmeniz de çok önemli. Film önerilerinizi paylaştığınız, görüntülü konuşabildiğiniz gruplar oluşturabilir, karşılıklı kahvelerinizi içebilirsiniz. İletişiminizi dijital platformlar üzerinden sürdürebilir ve eğlenceli hale getirebilirsiniz.